www.oyanesykehjem.no

4.1 MILJØTEMA

Generelle krav

1. Sykehjemmet skal lage og vedlikeholde miljørutiner som inngår som en del av sykehjemmets lovpålagte intern - kontrollsystem.
2. Sykehjemmet skal holde seg løpende oppdatert innen gjeldende lovverk knyttet til miljøsektoren
3. Sykehjemmet skal utpeke en person som har ansvar for vedlikehold av miljørutiner. Denne personen har også ansvar for at ledelse og ansatte informeres om miljøarbeidet og sykehjemmets miljøpolicy.

Områder

1) miljøtema - innkjøp og materialbruk
2) miljøtema - energiforbruk og transport
3) miljøtema - vannforbruk
4) miljøtema - utslipp til luft
5) miljøtema - utslipp til vann
6) miljøtema - avfall

Håndtering av giftige og andre helsefarlige stoffer.

De enheter og institusjoner som kjøper inn, bruker og oppbevarer kjemikalier, medisiner eller andre potensielt farlige stoffer, må utarbeide egne prosedyrer for innkjøp, bruk, oppbevaring og avfallshåndtering.

Arbeidstakerne skal sikres mot helseskader og ubehag. Sikkerhetsrutiner skal også sikre mot misbruk av stoffene og urettmessig tiltale for misbruk.

Spesiell oppmerksomhet må rettes mot:

• å ha tilgjengelig informasjon om stoffet, eks. datablader,  felleskatalog og bruksanvisninger.
• beholdere og emballasje for stoffene skal være tydelig merket med navn og eventuell advarsel.
• å ha oversikt over om det skal gjennomføres spesielle tiltak med hensyn til oppbevaring, bruk og håndtering av avfall i henhold til brann- og eksplosjonslov, arbeidslov eller forurensingslov.
• erstatte stoffer som kan føre til helseskader og/eller ubehag med mindre farligestoffer.

Innkjøp

Det kjøpes inn vaskemidler, kjemikalier (småting til vedlikehold eg. insektmidler, white-spirit) medikamenter og surstoff.

Ansvar:

• Vaskemidler – avdelingsleder avd. A, avdelingsleder kjøkkenog rengjholdspersonalet
• Kjemikalier til vedlikehold - vaktmester
• Medikamenter - hovedansvar – sykehjemsslege som kontrollerer bestillingslisten og underskriver. Sykepleier skriver bestillingslisten kontrollerer mottatt varer.
• Surstoff (O2) kjøpes inn av vaktmester etter behov.

Oppbevaring og håndtering

• Vaskemidler oppbevares på skyllerom eller lager.  Per i dag er der ingen vaskemidler som må låses inn.
• Kjemikalier oppbevares hos vaktmesteren
• Surstoff oppbevares på pleieavdelingenes rentlager. Der er varselskilt på dørene. Dosering er legen ansvarlig for. Kan administreres av sykepleier og hjelpepleier.
• Sykepleier har ansvar for at legemidlene oppbevares forsvarlig.Se kap. 13 - Oppbevaring av legemidler.

Miljøfyrtårn

Øyane sykehjem ble første gang sertifisert i henhold til Miljøfyrtårn i januar 2000. Miljøfyrtårn er en nasjonal sertifisering skreddersydd for små- og mellomstore virksomheter i privat og offentlig sektor. Miljøverndepartementet står bak ordningen og virksomhetene sertifiseres av kommunale sertifisører.

For å få sertifikatet må en oppfylle bransjevise krav. Virksomheter som er sertifisert forplikter seg bl. a. til å  :

• Etablere miljørutiner i forbindelse med forbruk av energi, avfallshåndtering og innkjøp av varer og tjenester.
• Ha økt forkus på å opprettholde og videreutvikle et godt og inkluderende arbeidsmiljø.
• Dokumentere miljøvennlig drift bl. a. i form av å ha gode HMS-prosedyrer og internkontrolltiltak.
• Ha miljøvennlige ordninger i forhold til transport.
• Utarbeide en årlig miljørapport. Se rapport fra 2013 her
• Last opp overordna "Miljømål" for 2014 her

Inneklima

Dårlig konstruerte bygninger, feil ventilasjonsanlegg, fuktskader, dårlig vedlikehold og rengjøring samt ulike tiltak har medført at en del mennesker plages av inne klimaet.
Det kan utvikles allergier som gjør at enkelte ikke kan oppholde seg i bestemte bygninger.
Ytterligere kan det oppstå problemer når det er uoverensstemmelse mellom klientens behov og personalets behov (spesiell temperatur og røyk i private hjem og på institusjoner).

Områder

Temperatur - luft fuktighet – støy - forurensing (røyking, medikamenter, kjemikalier) – renhold - lukt

Tiltak for å ivareta et godt inneklima på sykehjemmet

Tiltak	Hyppighet	Ansvarlig
Service av ventilasjonsannlegg	x 1 pr. år	Caverion/vaktmester/daglig leder
Klare retningslinjer ved røyking for ansatte	kontinuerlig	daglig leder/lederforum
Respektere og følge rutiner for røyking	kontinuerlig	alle ansatte
Røykesoner for beboere	kontinuerlig	daglig leder/lederforum
Effektiv ventilasjon i røykesoner	kontinuerlig	vaktmester/Caverion
Gode rutiner for effektivt renhold - renholdsplan	daglig	renholdsavd./Daglig leder
Gode arbeidsmetoder og riktig valg av vaskemidler m.h.t. effektivitet og miljøbevissthet	kontinuerlig	renholdsavd./Daglig leder
Begrense bruk av kjemikalier	kontinuerlig	vaktmester/innkjøpsansvarlig
Utarbeide klare retninglinjer for håndtering og oppbevaring av medikamenter	kontinuerlig	lederforum/kvalitetsutvalg
Gode holdninger for fornuflig bruk av strøm og lufting	kontinuerlig	Alle ansatte
Tilpasset temperatur for beboere og ansatte	kontinuerlig	vaktmester/daglig leder

For sykehjem som har roterende varmegjenvinnere skal det monteres filter på alle ventilasjonsavtrekk, dette for å bedre inneklimaet.

Ved eventuell ombygging / nybygg bør det foretrekkes gjenvinnbare materialer av høy kvalitet og gode bruksegenskaper. Materialer som avgir lite avgasser bør foretrekkes.

Regelmessig forbruksstatistikk

Hensikten med kontroll og regelmessig forbruksstatistikk er å dokumentere miljøinnsats overfor bedriften og på mange måter forplikte bedriften til å gjøre en innsats på miljøsiden. Forhåpentligvis vil dokumentasjonen bidra de ansatte og stimulere til økt miljøinnsats.Da sykehjemmet er sertifisert i henhold til Miljøfyrtårn, er tiltak i forhold til miljø av stor betydning i den daglige driften.

Overordnet ansvar ligger hos daglig leder. Vaktmester har ansvar for å registrere de regelmessige forbruksmålinger og evt. varsle om nødvendig uregelmessigheter, og at kontroll av ventilasjonsanlegget blir gjort. Alle har ansvar for å bidra til et bedre miljø ved fornuftig forbruk og kontroll.

Kontrolltiltak:
Måling vannforbruk - - daglig
Måling strømforbruk - daglig
Måling ute temp. - - daglig
Kontroll og service av ventilasjonsanlegget blir utført av Caverion  x 1 årlig. Vaktmester påser at dette blir gjort.

Rapporter og sjekklister oppbevares hos vaktmester.
 

4.2 BRANNVERN

Hensikt
Hensikten med brannvernarbeid er å hindre brann. Kontroll påser at materiell og kunnskap er tilfredsstillende og danner grunnlag for eventuelle forbedringer.

Permen "Forebyggende brannvern" utarbeidet av Stavanger brannvesen beskriver de krav og retningslinjer som er gitt for bygninger som er særskilt brannobjekt.

Den enkelte leder for slike institusjoner og bygg er ansvarlig for at det er oppnevnt brannvernleder og at de tiltak som er beskrevet i permen "Forebyggende brannvern" til enhver tid er gjennomført og vedlikeholdt. 

Hovedansvaret for brannvern ligger hos den øverste administrative leder. På Øyane er dette daglig leder.

NB! Hovednøkkel til ”huset” oppbevares i liten rød boks som henger på veggen på vaktrom i avd. A. (skal brukes i nød. situasjoner hvor en må låse seg inn på eventuelt kjøkken, kontor til daglig leder, oversykepleier, kontorkonsulent og vaktmester.)

Avdeling C vil være den avdelingen som til enhver tid har brannleder (B)

Vaktmesteren er oppnevnt som hovedbrannvernleder.

Oppgaver til hovedbrannvernleder:

• Ha ansvaret for at brannvernpermen er ajourført.
• Ha ansvaret for at alle instrukser og rømningsplaner er ajourført.
• Ha oversikt over ansatte som har satt seg inn i branninstruksen.
• Være med - ansvarlig for at samtlige rømningsveier er forskriftsmessige til enhver tid.
• Kjenne til alt lovverk som regulerer det branntekniske og påse at bygget til enhver tid er i henhold til dette lovverket.
• Være ansvarlig for at alle ansatte og nøkkelpersoner har tilstrekkelig brannvernopplæring.

Oppgaver til avdelingsleder:

• Har kontakt med hovedbrannvernleder. (f.eks. i forb. med nyansettelser og ellers v/behov)
• I forbindelse med månedlige brannøvelser skal avd. leder fordele oppgaver til den enkelte og se til at alle ansatte i avdelingen får erfaring og trening i hvem som gjør hva i en situasjon med utløst brannalarm.
• Har ansvar for at ansatte i avdelingen har deltatt på min. 2 brannøvelse pr. år

Oppgaver til brannleder (B):

• Ved utløst brannalarm: Et personal fra avdeling C går til hovedbranntavle i vestibylen. Tar med seg trådløs telefon og tar på seg refleksvest (somhenger ved branntavle).
• Ringer brannvesenet 0 110 (uansett om uønska alarm) – holder kontakt med brannvesenet inntil situasjonen er avklart. Får videre beskjed fra den første "stjernen" om det er en uønsket alarm eller om det er en reell brann.

På alle sengeposter vil det til enhver tid være en person som har * (stjerne)

Oppgaver til "stjerne"

• Være ansvarlig for at det ikke er hindringer i veien for rømningsveier og slukkeutstyr på sin avdeling.

Ved utløst brannalarm: 

• Går til nærmeste branntavle og orienterer seg om hvor det eventuelt brenner.
• Sjekker på rom der alarmen er utløst om det er reell eller uønsket alarm.
• Den første * (stjernen) som kommer til brannstedet er ansvarlig for å gi beskjed til brannvernleder (B) som står ved hovedbranntavle. De andre med * går i gang med evakuering (slukking hvis forholdene tilsier det) og informasjon til aktuell avdeling.
• Er ansvarlig for at pasienter som er utsatt for røyk eller annet ubehag evakueres bak nærmeste branndør.

Oppgaver til "nøkkelperson"

Det er alltid personal fra avdeling A som er "nøkkelperson". 
Dersom utløst brannalarm indikerer eventuelt brann på kjøkken, hos vaktmester, på dagligleders kontor/resepsjon skal en knuse glasset til rød nøkkelboks på veggen inne på vaktrommet og hente ut hovednøkkelen.

Obs! Nøkkel skal ikke hentes ut i forbindelse med en varslet øvelse.  

"Nøkkelpersonen" tar med seg universalnøkkel til å låse opp kopirommet og hente ut brannperm. Går deretter til hovedbranntavlen for å være tilgjengelig for brannleder og eventuelt brannmannskaper.
"Nøkkelpersonen" skal også informere og gi instukser tiil personal som har kommet til vestibylen. Øvrig personal skal videre gå til sine respektive avdelinger for å informere og bistå med nødvendig hjelp.

Oppgaver til øvrig personal:

• Møter v/vaktrom for å avvente beskjed fra ”stjerne”
• Event. ”roe ned” og informere pasienter/beboere.
• Administrasjonsavdeling, Kjøkken, dagsenter, renhold og aktivitetsavdeling møter v/branntavle i vestibylen.

Brannverntiltak

 

Tiltak	Hyppighet	Ansvarlig
Brannvernkontroll med følgende brann - rapport og kommentarer	x 1 år	Branntilsyn
Runde for å påse ryddig rømningsveier og markeringslys	x 1 mnd	Vaktmester
Kontroll av brannslanger	x 1 år	Caverion
Kontroll av brannslukkingsapp.	x 1 år	Caverion
Kontroll av brannvarslingsanlegg	x 1 år	Caverion
Gjennomgang av branntavle m/ansatte	Siste torsdag i mnd. kl. 14.00 + v/behov	Daglig leder
Praktisk utløsning av alarm	x 1 mnd.	Daglig leder
Brannøvelse/brannrunde for personalet (1-2t) praktisk og teori. Pliktig.	x 2 år	Daglig leder
Opplæring for nyansatt teori, orientering om instruks ved start		Avd.leder
Klokketest hver	6. mnd.	Daglig leder

Branninstruks

Alle ansatte skal i løpet av de 2 første arbeidsukene gjennomgå en brann/sikkerhetssjekk. Vi vil fokusere spesielt på rutiner i forbindelse med brann, bruk og plassering av brann-/sikkerhetsutstyr og rutiner for DIN avdeling dersom du skulle oppdage brann og/eller utløse brannalarm.

Du er selv ansvarlig for å delta på brann-/slukningsøvelser (oppslag på personalrom) og holde deg informert og oppdatert på brann-/sikkerhetsrutiner. Alle henvendelser vedrørende brannopplæring skal gå via din avdelingsleder og videre til hovedbrannvernleder.

 

FØR DET BRENNER

Lær deg:

• Plassering og bruk av brannmeldere.
• Alle utganger, nød- utganger, rømningsveier og trappeløp
• Plassering av brannslanger og andre slukningsredskaper samt redningsutstyr.
• Bruken av slukningsutstyr og rømningsmateriell.
• Branntavle og orienteringstablå for brannanlegget. (Hva vises på branntavla i vestibylen )

Husk at:

• Ikke blokker brann-/rømningsveier. Det skal ikke være traller, søppel, dør-stoppere, ledninger og/eller andre hinder i eller rundt rømningsdører/nødutganger.
• Røyking er ikke tillat innendørs på sykehjemmet. Ved røyking utendørs, se til at alt brennbart avfall, sigaretter, aske etc. er forsvarlig slukket før det blir kastet i søppelkasse beregnet for denne type avfall – RØD ALUMINIUMS SØPPELKASSE M/LOKK. Kast IKKE papiravfall i denne!
• IKKE bruk heisen dersom brannalarmen går.

HVA SKJER NÅR BRANNALARMEN GÅR

• Brann- klokker ringer i ganger og fellesområder.
• Branndører (på magnet) lukkes.
• Nødutganger (med magnetholder) går i ”åpen stilling”
• Brannvesen blir automatisk kontaktet.
• I displayet på alarmanlegget (hvit boks på veggen i de fleste rom + oppe i taket i korridor) vil det stå 999 dersom det brenner.

NÅR DET BRENNER

Varsle: Om du oppdager brann

• trykk på nærmeste manuelle brannmelder (rød boks)
• Brannvesen blir automatisk varslet, men RING UMIDDELBART 0 110 for å bekrefte.

Evakuering:

Er det personer eller dyr som befinner seg i miljøet og som er avhengig av hjelp, skal disse hjelpes og ledes ut til nærmeste sikkert sted.

Se etter om det er personer på rom/WC eller fellesområder, og se til at disse blir evakuert.

- Evakuer avdelingen selv. Steng dører og vinduer og forlat rommet du befinner deg i. (Se til at alle branndører er gått i lukket stilling når du går)

- Heisen skal IKKE benyttes når det brenner.

Slukke/begrense

- Om mulig – slukke brannen

- Benytt nærmeste skum-/pulver/Co2-apparat eller vannslange.

- Dersom ilden har fått overtaket, må du forlate bygningen. Lukk dører og vinduer.

 Rutine ved brannalarm - natt

Last ned her Brannalarm - natt - rutine


 

4.3 VERNERUNDER

Hensikt

Hensikten med vernerunder er å avdekke eventuelle uheldige sikkerhets- eller miljømessige forhold. Dette skal danne grunnlag for forbedringsarbeid.

Omfang

Vernerunder omfatter alle områder på Øyane sykehjem.

Ansvar

Hovedverneombud og daglig leder har ansvar for at vernerunder blir avviklet.

Daglig leder og hovedverneombud skal lede runden. Bedriftshelsetjensten (BHT) deltar også på vernerunden.

Personalet har ansvar for å melde ifra om forhold som bør behandles.
Daglig leder har ansvar for å initiere og følge opp forbedringer

Planlegging og gjennomføring

• Dato fastsettes av daglig leder og verne ombud
• Dato offentliggjøres for personalet muntlig, evt. via avd.leder.
• Oppslag, meldingsskjema (skjema ) og sjekkliste på hver avdeling.
• Daglig leder og verneombud går til alle avdelinger, observerer, snakker med personalet, gjennomgår og noterer sjekklisten.
• Daglig leder og områdets verneombud noterer på hver sin liste.
• Etter runden samles verneombudene for å oppsummere og vurdere runden, og notere kommentarer.
• Daglig leder og hovedverneombud skriver forslag til rapport (forhold og forbedringer).
• Rapport vurderes og godkjennes av de øvrige verneombudene.
• Rapporten offentliggjøres ved oppslag

Ref.: Skjema: Melding om vernerunde.

Last ned skjema her 

Ref.: rapport/sjekkliste

Last ned rapport/sjekkliste her

Oppfølging 

• Forbedringer gjennomføres så fort som mulig.
• Daglig leder skal initiere forbedringer og påse at de blir utført.
• Verneombudene skal kontrollere at forbedringene blir utført, dette gjøres på verneombudsmøtene. Ved svikt i fremgang skal daglig leder informeres.

Klikk her for å se siste vernerunde - 2017

4.4 KARTLEGGING AV DET PSYKOSOSIALE ARBEIDSMILJØET

Hensikt

Hensikten med psykososiale undersøkelser av arbeidsmiljøet er å avdekke eventuelle uheldige forhold og å innhente forslag til forbedringer.

Ansvar

Daglig leder i samarbeid med verneombudene har ansvar for at det psykososiale arbeidsmiljøet blir kartlagt.

Planlegging og gjennomføring

• Verneombud tar initiativ til undersøkelsen etter tidsplan i handlingsplanen forhelse, miljø og sikkerhetsarbeid (hver 2. år).
• Daglig leder og verne ombudene blir enige om hvordan det skal gjøres, evt. bruke samme spørreskjema som ble utarbeida i 2005 (last ner her ) 
• Verneombudene har ansvar for å presentere resultatene.
• Resultatrapport leveres til daglig leder, som har ansvar for å føre saken videre.
• Resultatene skal presenteres og behandles av arbeidsmiljøutvalget.
• Resultatene skal presenteres for personalet.
• Rapporten legges i perm på biblioteket - resultatdokumentasjon.

4.5. VOLD, TRUSLER OM VOLD OG SIKKERHET

Generelt

På sykehjem kan man bli utsatt for vold og trusler om vold fra beboere, pårørende og utenforstående. Det kan være forårsaket av sykdom, adferdsforstyrrelser eller kriminalitet.

Adferd i truende situasjoner

• Opptre alltid vennlig, rolig og nøytral overfor personen.
• Argumenter ikke med vedkommende hvis du føler en truende
  situasjon er ved å oppstå.
• Forsøk å berolige og tale vedkommende til rette.
• Trykk på eventuell alarmknapp hvis du føler deg truet.
• Gjør så langt det er mulig som personen krever, inntil hjelpen når frem.
• Unngå å gjøre bevegelser som kan oppfattes som aggressive.
• Ikke spill helt eller forfølg personen.

Følger av en voldelig situasjon

Når et menneske blir utsatt for voldsepisoder kan det oppstå både fysiske og psykiske reaksjoner. Det er viktig å hurtig yte hjelp til en volds- rammet person og til andre som har overvært begivenheten og preges av sjokk.

Psykisk førstehjelp bør ytes av kolleger, familie og venner, og må tilpasses situasjonen og den voldsrammedes reaksjoner.

Profesjonell behandling anbefales da det har vist seg at voldsofferet kommer hurtigere gjennom krisen og lettere unngår kroniske ettervirkninger ( f.eks. søvnproblemer, uro og skyldfølelse osv.). Egen lege eller psykolog kan kontaktes.

Egen hjelp - i et arbeid hvor man risikerer å utsettes for vold er det av stor betydning at man på forhånd har klargjort hva som kan gjøres for å avverge voldssituasjoner. Det vil si at man kjenner de interne rutiner og alarmsystemer og at man med sin egen adferd kan medvirke til å forebygge at aggresjon utvikler seg til vold.

Uønska hendelser som fører til skade/nesten skade

Gjelder skader på mennesker, miljø og/eller materiell, eller tilløp til slike skader.

Definisjoner 

• personskade - en uønska hendelse som resulterer i smerte eller fysisk skade på person(er) i et slikt omfang at vedkommende må avbryte sitt arbeid, selv for kortere tid og/eller trenger undersøkelse eller behandling.
• tilløp til skade - en uønsket hendelse som under litt andre omstendigheter kunne ha resultert i personskade.

Generelle tiltak for å øke sikkerhet

• forebygging
• prosedyrer
• aktiv bruk av dokumentasjon og statistikk
• sikre god informasjon og kunnskap av potensielle kilder til skader, om det er menneske eller materiell.
• klare håndteringsrutiner for å unngå uønskede hendelser.
• i planlegging av arbeidsoppgaver må tidspunkter og arbeids -
  metoder vurderes, for å unngå mulige uhell.
• oppfølging av skademeldingene

Ansvarlig - hovedverneombud

• sikre at riktig personer har kjennskap til hendelsen
• samle meldinger
• fylle ut samlemelding, skjema nr i kap. dokumentasjon
  hver 6 mnd. desember og juni.
• årsmelding til daglig leder, januar.
• sikre tilbakemelding om tiltak, til det øvrige personell, om
  tiltak satt i verk for å rette på forholdet og motvirke gjentagelse.

Konkrete tiltak for å øke sikkerhet

• Alarmsystem – innbrudds alarm på hovedkjøkken, dagsenter,
  fysio- og ergoterapi avd., frisør, konferanserom, vaktmester
  rengjøring, kontorer.
• Alarmen går dersom ytre dører knuses eller ristes kraftig.
• Innbrudds alarmen ringer på brannvakten, der vises hvor
  alarmen er utløst.
• Personalarm som bæres av nattvakten
• Kjennskap til de som har tilhørighet til Øyane, hvis man er usikker, spør.
• Rutiner for låsing av ytterdører
• Opplæring i håndtering av uønskede hendelser.

i forhold til beboere:

• Ha god kjennskap til mulige reaksjonsmønstre
• Finn måter å avverge voldelig situasjoner
• Dokumentere hendelser i elektronisk journal
• Informere medarbeidere
• Rapportere til avd. sykepleier
• Ta opp problemet med legen
• I tilfeller av personskade eller nesten skade fylles ut skademelding -  "Rapport om skader" . Dersom personskade skal også skjema 13-7 NAV fylles ut. (Skal foreligge på alle avdelinger)

Prosedyre ved personskade og nesten skade

Hensikt

• At alle uønsket hendelser som kunne ha medført eller har
  medført skader på mennesker blir registrert
• Sikre at de rette instanser og rett personell får melding
  om hendelsen
• Sikre at tiltak blir vurdert og satt i verk for å rette på
  eventuelle feil og forebygge gjentagelse.
• Registreringene skal videre danne grunnlag for oversikter og statistisk materiale til bruk for analyser og tiltak i en kontinuerlig forbedringsprosess.

Omfang

Gjelder personell, beboer/bruker og besøkende/pårørende.

Ansvar

• Avdelingsleder
• Berørt personell
• Verneombud

Rutine

• berørt personell/skadede eller avdelingsleder skal fylle ut melding (avvik) i Synergi (Elektronisk).
• Avdelingsleder får melding om avviket. Daglgig leder og hovedverneombud får kopi alle avvik. I noen tilfeller kan en velge at avviket går direkte til daglig leder.

Hovedverneombud

• hovedverneombud har ansvar for å samle alle rapporter og
  utarbeider en oversiktlig skade og tilløpsstatistikk
• samlerapport skrives hver 6. måned

Ref.: Skjema: Samlerapport om skader/tilløp til skader

Last ned skjema her

årsmelding skrives hvert år og leveres til daglig leder.

• er skaden av en alvorlig karakter kan det være nødvendig å melde til NAV - skjema 13 - 7eller politiet
• resulterer hendelsen i en sykemelding må alltid ovennevnte skjema 13 - 7 NAV fylles ut. 

 

4.6 KONFLIKT OG KONFLIKTHÅNDTERING

Generelt

Vi ønsker å ha fokus på gode holdninger og et godt samarbeidsklima for å forebygge konflikter.  

Her er noen kloke grep:

• Vi aksepterer ikke sladder eller baksnakking.
• Vi tiltaler hverandre på en god måte.
• Nye innspill eller ideer tas vel imot – også av ansatte som har vært ansatt en tid.
• Når beboere forsøker å sette ansatte opp mot hverandre bør en for eksempel si: ”Dette bør du ta opp med den det gjelder” eller ” dette må du ta opp med primærkontakt eller avdelingsleder”.

Definisjon:

Terje Hotvedts definisjon:

• Konflikt = brysom forskjellighet som truer menneskelige behov som tilhørighet, trygghet, stabilitet, selvrespekt, egenverdi og myndighet.
• Mobiliserer følelser som i voksende grad overstyrer menneskets fornuft og problemløsningsevne.

”We can´t solve problems by using the same kind of thinking we used to create it”.   A. Einstein

Dersom en konflikt har oppstått:

Dersom en konflikt oppstår, skal den løses på lavest mulig nivå. Habilitet må vurderes i hvert enkelt tilfelle.

1. Konflikt mellom medarbeidere:
   • Ta saken opp med den du har konflikt med. Bruk ”jeg - budskap”. Ha fokus på løsninger og hva du selv kan bidra med.
   • Dersom det av ulike årsaker er vanskelig å ta opp saken med den det gjelder eller konflikten ikke løser seg, ta kontakt med nærmeste leder.
   • Nærmeste leder innkaller partene hver for seg for å få oversikt over hva saken gjelder. Han/hun innkaller deretter partene til en trekant samtale eller dialogsamtale. NB! Ansatte kan når som helst kontakte tillitsvalgte eller verneombud dersom det er aktuelt.

     På første møte:

     1. Skal partene beskrive hvordan de opplever situasjonen. Leder kan gjerne bruke skalaspørsmål eller lignende (se løsningsfokusert verktøy) for å få fram ulike sider ved saken eller for å få partene til å reflektere over situasjonen.
     2. En drøfter løsninger sammen og eventuelt kommer til enighet.
   • Oppfølgingssamtale avtales innen 2 uker.  Hva har blitt annerledes og bedre siden sist? Hva trenger vi å jobbe mer med nå?
   • En avtaler eventuelt nytt møte. Dersom konflikten ikke løses, ta kontakt med neste ledernivå eventuelt sakkyndig bistand.
2. Konflikt mellom leder og medarbeider
   • Dersom konflikten mellom partene ikke kan løses ved at partene snakker sammen, eller det av ulike grunner er vanskelig å ta saken opp med den det gjelder, må neste ledernivå kontaktes.
   • Han/hun innkaller partene hver for seg for å få oversikt over hva saken gjelder. Leder innkaller deretter partene til trekantsamtale eller dialogsamtale. En bruker videre tilsvarende prosedyre som ved konflikt mellom medarbeidere.
   • En kan på neste møte trekke inn nøytral 3.part, hovedverneombud, tillitsvalgt eller annen akt. part.
3. Konflikt mellom daglig leder leder og medarbeider
   • Styreleder må kontaktes dersom konflikten ikke løser seg med at partene snakker sammen, eller at det av ulike grunner er vanskelig å ta saken opp med den det gjelder. Det er partene selv, eventuelt hovedverneombud eller tillitsvalgte som kontakter styreleder.
   • Styreleder innkaller partene hver for seg for å få oversikt over hva saken gjelder. Han/hun innkaller deretter partene til trekantsamtale eller dialogsamtale. En bruker videre tilsvarende prosedyre som ved konflikt mellom medarbeidere.
4. Konflikt mellom medarbeider og styreleder
   • Dersom konflikt mellom styreleder og medarbeider ikke kan løses ved at partene snakker sammen, eller det av ulike grunner er vanskelig å ta opp saken med den det gjelder, må ekstern hjelp kontaktes (BHT eller andre).
5. Fastlåste konflikter
   • Partene m/tillitsvalgte/hovedverneombud/representant fra Virke/ styreleder møtes til dialogmøte som protokollføres.
   • Ved fastlåste konflikter anbefales ikke å bruke løsningsfokusert tilnærming (LØFT-metode) da dette i noen tilfeller kan virke mer provoserende.
   • En drøfter saken og kommer fram til eventuelle løsninger. En avtaler videre oppfølgingsmøte innen 2 uker.
   • Annen bistand bør søkes dersom konflikten ikke løses.

4.7 VARSLING OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD

Arbeidsmiljøloven § 2-4, 2-5 og 3-6 regulerer arbeidstakers rett til å varsle. Bestemmelsen skal bidra til å styrke den reelle ytingsfriheten i et ansettelsesforhold.

AML (Arbeidsmiljøloven)

§2-4. Varsling omkritikkverdige forhold i virksomheten.

(1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten.

(2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter.

(3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen.

§ 2-5. Vern mot gjengjeldelse ved varsling.

(1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med § 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet.

§ 3-6 Plikt til å legge forholdene til rette for varsling.

Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med § 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det.

Hensikt

I et godt arbeidsmiljø er det en lav terskel for å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Samtidig håndteres kritikk og uenighet på en saklig og ryddig måte. Åpenhet på arbeidsplassen viser en sunn bedriftskultur som både virksomheten og medarbeiderne er tjent med. En slik åpenhet ønsker vi å ha på Øyane sykehjem.

Denne rutinen har til hensikt å:

• Klargjøre at det er ønskelig at medarbeidere varsler om kritikkverdige forhold i virksomheten.
• Bidra til at arbeidsgiver får stoppet de kritikkverdige forholdene.
• Klargjøre saksgang, rettigheter og plikter overfor varsleren.

Omfang

Rutinen gjelder alle ansatte.

Ansvar og myndighet

Arbeidsgiver skal legge forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten.

Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, og i visse tilfeller også plikt til å varsle. Plikt til å varsle gjelder ved feil eller mangler som kan medføre fare for liv og helse, trakassering og mobbing på arbeidsplassen og sykdom relatert til arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen og i henhold til helsepersonelloven også ved fare for pasientens sikkerhet.

Verneombud har særskilt varslingsplikt.

Definisjoner

Å ”varsle” er å si fra omkritikkverdige forhold på arbeidsplassen.

Med ”kritikkverdig” menes forhold som arbeidstakeren blir kjent med gjennom arbeidet og som er eller kan være:

• I strid med alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptert.
• Korrupsjon, økonomisk utroskap, underslag.
• Mobbing og utfrysing av medarbeidere.
• Handlinger som kan medføre fare for liv og helse for medarbeiderne.
• Forhold som kan medføre fare for pasienters sikkerhet.

Brudd på lover og forskrifter eller brudd på interne rutiner skal rapporteres i avvikssystemet og omfattes ikke av denne rutinen.

Forhold som en arbeidstaker mener er kritikkverdig utelukkende ut fra egen politisk eller etisk overbevisning er ikke omfattet av varslingsbestemmelsen i arbeidsmiljøloven.

Gjennomføring

Loven krever at arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen er forsvarlig. Dette betyr at arbeidstaker må tenke seg om før opplysninger om kritikkverdige forhold bringes videre.

Påstander om kritikkverdige forhold kan være en belastning både for den eller de det varsles om, for virksomheten samt for kolleger og miljøet på arbeidsplassen. Mange opplever også det å varsle om kritikkverdige forhold som en belastning for seg selv.

 

Før varslingen spør deg selv om følgende:

• Har jeg grunnlag for kritikken?
• Hvordan bør jeg gå frem?
• Hvem bør jeg si fra til?

Hvordan varsle:

• Muntlig
• Skriftlig
  • Bruk skjema for varsling (Last ned skjema her)
  • Du kan varsle anonymt og anonymiteten vil være sikret i videre saksgang.
  • Det er imidlertid ønskelig at varselet underskrives med navn fordi arbeidsgiver kan eventuelt innhente nødvendige opplysninger fra varsler og gi vedkommende tilbakemelding om hva som blir gjort med saken. Det skal være åpenhet rundt at varsling er ufarlig og positivt.

Hvem kan det varsles til:

1. Nærmeste leder
   Leder har ansvar for å undersøke og følge opp saken, samt iverksette tiltak i forhold til de kritikkverdige forhold. Leder skal også gi en tilbakemelding til varsler. Er det uhensiktsmessig å gå til nærmeste leder, skal en ta saken til overordnet leder. Habilitet må vurderes i hvert enkelt tilfelle.
2. Tillitsvalgte og/eller verneombud.
   Om varsler ikke ønsker å ta opp forholdene med nærmeste leder, kan det varsles til tillitsvalgte eller verneombud. De kan bistå i å vurdere hvordan saken skal tas opp.
3. Styret.

           Kritikkverdige forhold som gjelder daglig leder skal varsles til styret.

Hvordan skal et varsel håndteres:

• Ved mottatt varsel om kritikkverdige forhold skal leder eller den som mottar varselet som hovedregel vurdere innholdet i varselet og gi varsleren tilbakemelding om hva som skjer med saken. Beskjed skal gis skriftlig til varsler (eller via e-post)
• Den som mottar varselet skal benytte eget skjema for å oppsummere vurdering og videre håndtering av varselet – Last ned link her. Ansvarlig for HMS (Daglig leder)  kan kontaktes ved behov for veiledning eller bistand i prosessen.
• Ledelsen har ansvar for å ivareta arbeidstaker som har varslet og om nødvendig igangsette tiltak for å sikre dette.
• Varslerens identitet bør så langt som mulig behandles som en fortrolig opplysning. Dette innebærer at varslerens identitet ikke avsløres for den det varsles om, ledelsen eller kolleger dersom dette ikke er nødvendig for sakens opplysning.
• Dokumentasjonen oppbevares forsvarlig og uten innsyn fra utenforstående.

Last ned skjema for oppfølging her 

Forsvarlig varsling skal ikke gjengjeldes.

• Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med arbeidsmiljølovens bestemmelser er forbudt. Det betyr at arbeidsgiver ikke kan reagere på forsvarlig varsling med oppsigelse, avskjed, suspensjon, ordensstraff, trakassering, utstøting, fratakelse av arbeidsoppgaver eller andre negative reaksjoner som innebærer straff eller sanksjon. Arbeidstaker må likevel tåle saklige motargumenter eller motbevis knyttet til de kritikkverdige forholdene.
• En varsler som opplever gjengjeldelse må si fra til nærmeste leder, daglig leder eventuelt til styret, som straks skal behandle et slikt tilfelle.

 

4.8 ERGONOMI OG BELASTNINGSLIDELSER

Generelt

Belastningslidelser er en felles betegnelse på smerter eller ubehag i muskel- og skjelettsystemet som kan føre til nedsatt bevegelighet og redusert funksjonsevne. De er forårsaket av fysisk og/eller psykisk belastning som over tid er større enn det muskel- og skjelettsystemet har forutsetninger for å tåle.

Kroppen trenger belastninger for å holde seg sterk, smidig og bevegelig. Belastningslidelser oppstår ved feilbelastninger av kroppen, og kan oppstå ved både fysisk tungt og lett arbeide.

Årsaker til belastningslidelser

• psykisk betingede spenninger, langvarig stress og anspenthet.
• ensidig, monoton eller tempopregede belastninger.
• tunge og vanskelige løft samt løfting generelt.
• en feilbevegelse kan gi akutte skader.
• mangel på hjelpemidler eller mangel på bruk/feil håndtering av hjelpemidler.
• manglende bemanning/hjelp ved forflytning.
• dårlig/manglende tilpassning av møbler og arbeidsverktøy

 Kartlegging og rapportering

• henvendelse til avdelingslederen
• henvendelse til fysioterapeut (eller ergoterapeut)
• henvendelse til verneombud
• kartlegging og rapportering ved vernerunder
• kartlegging ved arbeidsmiljøundersøkelser
• observasjon av (ergoterapeut), fysioterapeut eller medarbeider/ forflytningsveileder

Tiltak innen ergonomi

Tiltak	Målgruppe	Hyppighet	Ansvarlig
Praktisk bruk av forflytningsteknikk, ergonomi, bruk av hj.midler/senger/heiser o.l	nyansatte, sommer-/ vikarer	fortløpende/ kontinuerlig/ under pleie av beboere o.l.	avd. leder forflytningsveileder
Intro.-kurs i forflytningsteknikk, ergonomi	sommer-vikarer	etter avtale/før ferie-avvikling	fysio.avd forflytningsveileder
Oppdateringskurs i Forflytningsteknikk	alle fast ansatte/ kun forflytnings- veiledere	x 1 år 3 timer	fysio.avd. forflytningsveileder
Vernerunde	alle	x 1 år	verneombud styrer

4.9 AKAN

Generelt

AKAN står for arbeidslivets komite mot alkoholisme og narkomani på arbeidsplassen og ble opprettet av LO/NAF i 1963.

Mål for AKAN opplegg:

• gi ansatte med rusproblem bistand til å leve et normalt liv, og beholde sitt arbeid.
• Bidra til å hindre at det enkelte arbeidsmiljø ikke lider skade pga rusmisbruket.

Personalreglement:

"arbeidstakeren må ikke være påvirket av alkohol eller annet berusende eller bedøvende middel i arbeidstiden som vil være grunn til oppsigelse/avskjed. Det samme gjelder for slikt misbruk utenfor arbeidstiden som påviselig går ut over arbeidstakerens utførelse av arbeidet."

AKAN opplegg

• rusmiddelmisbruk er ikke tillatt på arbeidsstedet eller i tjenesten. Arbeidstaker som er påvirket av rusmidler eller nyter rusmidler i arbeidstiden, skal beordres til å forlate arbeidsstedet.

strong>Ved førstegangs forseelse:
Samtale 1 – arbeidstaker og nærmeste overordnet. Før arbeidstakeren forlater arbeidet skal tid for samtale mellom vedkommende og nærmeste overordnet (avd.leder) avtales for neste dag. Det skal presiseres overfor arbeidstakeren alvor i saken og konsekvenser ved en gjentakelse. Det skal også orienteres om hjelpetiltak og hovedkontakt som kan gi informasjon/råd. Daglig leder skal informeres.

strong>Ved andregangs forseelse
Samtale2 – arbeidstaker, nærmeste overordnet og daglig leder.
Vedkommende får muntlig advarsel, advarselen resulterer i et notat som begge parter skriver under (se eget skjema). Orientering og tilbud om AKAN opplegg/avtale.

strong>Ved tredjegangs forseelse:
Skriftlig advarsel – gis på eget skjema  av daglig leder, med tilbud om AKAN opplegg.
Beskjed gis av daglig leder til nærmeste overordnet og hovedkontakt.

Hvis vedkommende tar imot tilbudet må han/hun:

• bestille time hos lege
• vise til at legen har fremmet forslag til tiltak
• velge personkontakt
• informere nærmeste overordnet som vil ha ansvar for personkontakten og det daglige.

Hvis arbeidstakeren ikke ønsker å inngå en AKAN avtale, blir saken videre behandlet som en ordinær personal sak.

Hvis AKAN avtalen brytes skal:

• SKRIFTLIG ADVARSEL II sendes av daglig leder
  saken drøftes av daglig leder, avd.leder, personkontakten, evt hovedkontakten.
• I tilfelle hvor en ikke lenger vurderer behandlingsopplegget som effektivt eller hvor dette ikke har gitt bedring i arbeidssituasjonen, blir saken behandlet som oppsigelses sak.

Ref.: Skjema Muntlig advarsel.

Last ned skjema her

Dokumentstyring/AKAN Muntlig advarsel.

Ref.: Skjema: Skriftlig advarsel.

Last ned skjema her

Dokumentstyring/AKAN Skriftlig advarsel.